Welcher Prozess eignet sich als erster für einen KI-Agenten?

Der beste erste Prozess für einen KI-Agenten ist ein langweiliger. Er läuft jeden Tag oder jede Woche, er besteht aus E-Mails, Dokumenten oder Tickets, eine Person ist dafür verantwortlich, Sie erkennen, ob das Ergebnis gut war, und ein Fehler fällt auf, bevor er das Haus verlässt. Der Agent bereitet die Arbeit vor, ein Mensch gibt sie frei.

Der schlechteste erste Prozess ist der, auf den sich die Geschäftsleitung am meisten freut: das Aushängeschild im Kundenkontakt, der Prozess, der über Menschen entscheidet, oder der Ablauf, den niemand genau beschreiben kann. Solche Projekte scheitern langsam und öffentlich, und sie bringen der Organisation die falsche Lektion über Agenten bei.

Was macht einen guten ersten Anwendungsfall für einen KI-Agenten aus?

Zwei der Unternehmen, die die Modelle bauen, sagen im Kern dasselbe. Der Praxisleitfaden von OpenAI zum Bau von Agenten empfiehlt, Abläufe zu priorisieren, die sich bisher der Automatisierung entzogen haben: solche mit Ermessensentscheidungen und Ausnahmen, mit Regelwerken, die zu komplex für die Pflege geworden sind, oder mit vielen unstrukturierten Daten wie Dokumenten und natürlicher Sprache. Anthropic schreibt in Building effective agents (Englisch), dass Agenten den größten Nutzen bei Aufgaben bringen, die klare Erfolgskriterien haben, Feedbackschleifen ermöglichen und eine echte menschliche Aufsicht einbinden.

Wir übersetzen das in sechs Fragen an jeden Kandidaten:

Kriterium	So sieht es gut aus	Warnsignal
Volumen	Kommt täglich oder wöchentlich vor	Kommt zweimal im Jahr vor
Eingabe	E-Mails, PDFs, Tickets, Freitext	Saubere Felder, die eine einfache Regel abdecken könnte
Verantwortung	Eine benannte Person, die den Schmerz spürt	„Alle“ oder „die Abteilung“
Ergebnis	Ein gutes Ergebnis ist von einem schlechten unterscheidbar	Erfolg ist Geschmackssache
Kosten eines Fehlers	Wird intern bemerkt, leicht rückgängig zu machen	Erreicht Kunden, Behörden oder die Bank
Zugang	Der Agent erreicht Postfach, Dateien und Werkzeuge	Der Zugang ist ein eigenes Projekt

Die Verantwortung zählt mehr, als es scheint. Ein Ablauf ohne eine Person, die ihn gelöst haben will, hat niemanden, der die Entwürfe des Agenten prüft, niemanden, der festlegt, was „gut“ heißt, und niemanden, der ihn nach Projektende weiter nutzt.

Welche Prozesse sollten Sie nicht zuerst automatisieren?

Vier Arten von Prozessen sind schlechte erste Projekte, auch wenn sie verlockend wirken.

• Alles, was über Menschen entscheidet. Die Auswahl von Bewerbungen oder die Prüfung der Kreditwürdigkeit einer Person sind in Anhang III der KI-Verordnung der EU als Hochrisiko-Anwendungen aufgeführt und bringen Pflichten mit sich, die eine interne Verwaltungsaufgabe nicht hat. Das kann eines Tages sinnvoll sein. Lernen sollten Sie dort nicht.
• Ihr sichtbarster Kundenprozess. Jeder Fehler ist öffentlich, also kommt der Druck, den Agenten voll autonom arbeiten zu lassen, bevor Sie die Belege dafür haben.
• Ein Prozess, den niemand beschreiben kann. Wenn drei Personen drei verschiedene Versionen davon erzählen, automatisiert ein Agent getreu das Durcheinander. Klären oder dokumentieren Sie den Ablauf zuerst.
• Ein Prozess, der keinen Agenten braucht. Wenn die Eingabe immer gleich aussieht und die Schritte sich nie ändern, ist klassische Automatisierung günstiger und zuverlässiger. Der OpenAI-Leitfaden sagt es deutlich: Erfüllt ein Anwendungsfall die Kriterien für einen Agenten nicht klar, kann eine deterministische Lösung genügen. Mehr dazu in KI-Agent, Chatbot oder Automatisierung.

Das KI-Handbuch der britischen Regierung (Englisch), geschrieben für den öffentlichen Sektor, aber weit darüber hinaus nützlich, sagt dasselbe von der anderen Seite: Die Wahl eines Anwendungsfalls muss sich am Bedarf des Betriebs und der Nutzer, an Schmerzpunkten und Ineffizienzen orientieren, nicht daran, was die Technik kann.

Wie vergleichen Sie mögliche Prozesse?

Halten Sie es so einfach, dass es an einem Nachmittag geht.

1. Fragen Sie die Menschen, die die Arbeit machen. Nicht nur die Führungskräfte. Fragen Sie jedes Team, was zu viel von seiner Woche frisst und was es am liebsten nie wieder tun würde. Ziel ist eine Liste von fünf bis zehn Kandidaten.
2. Bewerten Sie jeden Kandidaten mit 0 bis 2 Punkten für die sechs Kriterien in der Tabelle.
3. Streichen Sie alles mit einer 0 bei Verantwortung oder Kosten eines Fehlers. Ohne verantwortliche Person keine Nutzung. Ein teurer, nicht umkehrbarer Fehler bedeutet ein Risiko, das das erste Projekt nicht braucht.
4. Sortieren Sie nach Summe und schauen Sie sich die drei besten an. Nehmen Sie den Prozess mit der motiviertesten verantwortlichen Person, nicht zwingend den mit der höchsten Punktzahl.
5. Schreiben Sie einen Satz, der Erfolg beschreibt. Zum Beispiel: „Bis Ende des zweiten Monats bereitet der Agent den Großteil der wöchentlichen Lieferantenrechnungen vor, und die Finanzleitung gibt sie in dem Werkzeug frei, das sie ohnehin nutzt.“ Wenn Sie diesen Satz nicht schreiben können, haben Sie noch keinen Prozess gewählt.

Warum ist die Verwaltung meist der beste Startpunkt?

Weil sie bei fast allen Kriterien zugleich gut abschneidet. Rechnungen, Verträge, Lieferanten-E-Mails und interne Berichte kommen in Menge, bestehen meist aus Text, haben eine klare verantwortliche Person, und ein Fehler wird intern bemerkt, bevor etwas verschickt oder bezahlt wird.

So arbeiten wir selbst. Verwaltung und Finanzen unserer eigenen Unternehmensgruppe liefen früher über ein einziges überlastetes Postfach. Heute sortieren Agenten die Post, bereiten die Berichte vor, entwerfen die Unterlagen und stellen die Zahlungen zusammen, und ein Mensch gibt alles frei, was Geld bewegt oder eine Unterschrift trägt. Aufgesetzt wurde das in Wochen, danach im Betrieb feinjustiert, und es läuft jeden Tag. Wie das funktioniert, lesen Sie im Fall Verwaltung.

Das Muster beschränkt sich nicht auf Finanzen. Bei einer Marke zeigt sich dieselbe Form in der Lieferantenkorrespondenz, in Produktdaten, im Reporting an den Handel oder in der wöchentlichen Wettbewerbsübersicht, für die niemand Zeit hat.

Wie sollten die ersten Wochen aussehen?

Der Agent bereitet vor, ein Mensch gibt frei, vom ersten Tag an. Der OpenAI-Leitfaden empfiehlt, dass heikle, nicht umkehrbare oder folgenreiche Aktionen eine menschliche Aufsicht auslösen, bis das Vertrauen in die Zuverlässigkeit des Agenten gewachsen ist. Sein Fazit: klein anfangen, mit echten Nutzern prüfen und die Fähigkeiten mit der Zeit ausbauen.

In der Praxis heißt das dreierlei.

• In bestehende Werkzeuge einbauen. Der Agent arbeitet im Postfach, Chat, Taskboard oder geteilten Laufwerk, das die verantwortliche Person schon nutzt. Auch die Freigabe passiert dort.
• Ab der ersten Woche messen. Erfassen Sie, was der Agent getan hat, was ein Mensch korrigiert hat und was es gekostet hat. Korrekturen sind Ihr nützlichstes Signal: Sie zeigen genau, wo der Agent bessere Anweisungen, bessere Daten oder einen engeren Auftrag braucht.
• Nur auf Basis von Belegen erweitern. Wenn die Korrekturen bei einer eng umrissenen Aufgabe gegen null gehen, kann diese Aufgabe mit weniger Aufsicht laufen. Geld, Unterschriften und alles, was Kunden in Ihrem Namen lesen, bleiben bei einem Menschen. Warum, erklären wir in Warum unsere KI-Agenten nie allein Geld bewegen.

Wo Sie anfangen

Sammeln Sie mit den Menschen, die die Arbeit machen, fünf bis zehn mögliche Prozesse. Bewerten Sie sie nach Volumen, Eingabe, Verantwortung, Ergebnis, Kosten eines Fehlers und Zugang. Streichen Sie die ohne verantwortliche Person oder mit teuren Fehlern, wählen Sie einen aus und schreiben Sie den Satz, der Erfolg beschreibt. Führen Sie dann einen kleinen, echten Test durch, bevor Sie eine Strategie darauf bauen. So gehen wir die KI-Strategie an: erst ein fundiertes Experiment, dann ein langer Plan.

Wenn Sie eine Auswahlliste haben und unsicher sind, mit welchem Prozess Sie beginnen sollen, schauen wir sie gern gemeinsam mit Ihnen an.